ALIANZA CON LADOHUMANO, PARA MONTERREY, SALTILLO Y GUADALAJARA
En esta ocasión para el artículo del semestre, compartimos dos temas relevantes. Ciertamente en el anterior artículo se tenía pendiente la secuencia relacionada al resto de las “5’s”, pero por las circunstancias que se encuentra México y las empresas se optó por la temática de la importancia de una buena comunicación en la organización y más cuando se está realizando y actualizando la planeación del mismo negocio.
Como se ha compartido en diversas noticias, artículos de empresarios mexicanos, la indecisión del gobierno mexicano y la inestabilidad de la economía global dificultan la toma de decisiones para los directivos. Hoy más que nunca es relevante aplicar métodos y técnicas de planeación, claro no puede ser a muy largo plazo ya que hay que buscar la flexibilidad de reacción.
Aunque la flexibilidad de reacción no es algo que se pueda decidir y diseñar de un momento a otro, adicional es importante identificar flexibilidad ordenado a tener un caos operativo. Por ello se tienen que identificar las distintas actividades a cada uno de los niveles de la organización y que responsabilidades realiza el equipo ejecutiva y directivo.
La capacitación y la solicitud de retroalimentación externa es importante para visualizar las áreas de oportunidad y provocar la integración que se está buscando entre los Directores y Gerentes. Se entiende que hay fricciones entre las personas y que puede haber puntos de vista distintos en nuestro equipo directivo, pero cuando las situaciones aisladas se vuelven frecuentes es un indicador que está sucediendo algo.
Es difícil el ser sinceros como Dueños / Empresarios / Directivos y aceptar también que algo no se está haciendo de manera correcta. Dentro de la gestión moderna, una de las características que ha cambiado o debe cambiar entre los líderes de las organizaciones es el poder escuchar y ser inclusivo de los puntos de vista de las posiciones que reportan, pero al mismo tiempo dar una guía clara de cuáles son los objetivos esperados.
Entre algunas preguntas claves que nos tenemos que hacer son:
¿Cómo somos como directivos? ¿Somos impositivos siempre, o incluimos ideas y propuestas de los directores / gerentes? ¿Delegamos adecuadamente y damos oportunidad en la toma de decisiones? ¿Tenemos una escucha activa o queremos que siempre nos escuchen?¿Comunicas efectivamente lo que se espera y los objetivos?
Frecuentemente cuando se menciona “planeación”, lo asocian a solo financieramente, pero realmente para alcanzar los objetivos estratégicos que se hayan definido, se tiene que analizar el estatus de la cadena de valor y planear cada una de sus partes. ¿Cómo es la relación entre ventas y producción? ¿Se hablan frecuentemente? ¿Tenemos analizada nuestra cadena de valor, considerando que hoy en día incluso ya es descentralizada y extendida?
Cadena de Valor de Michael Porter (1980) **
Hay que enseñar y definir al equipo directivo las acciones del día a día y cuando también el equipo de trabajo debe estar integrado y coordinado para como realizar estrategias para el plan de mediano-largo plazo. Sin ventas no hay producción, como también sin producción no hay ventas….
Se estima por APQC que las organizaciones pierden entre un 10 y 30% de productividad por fallas en la integración entre procesos y comunicación interna. Esto adicional las optimizaciones adicionales que se puedan encontrar en cada proceso.
Claro, no es sencillo que una organización logre una comunicación efectiva, ya que requiere una evolución y madurez de los miembros de la misma, donde haya transparencia y sinceridad. Como también atributos adicionales de manejo efectivo de las emociones y del lenguaje.
A continuación la última reflexión, ¿qué observas en las siguientes imágenes?¿Como son tus sesiones de planeación, más aún planeas o vives solo en el día a día?
Quieres evolucionar y mejorar, podemos ayudarte
(*)APQC (American Productivity & Quality Center) www.apqc.org
(**) Cadena de Valor Michael Porter 1980 https://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor
Frecuentemente escuchamos de las “5S” y en general ya se ha diversificado o en múltiples ámbitos de la industria ya hasta parecen normales estos conceptos o se asume que ya los tenemos implementados. Dado que también ya hay muchos artículos e incluso libros que profundizan en estos conceptos; en el presente artículo se tratará de compartir una perspectiva práctica para implementar y mencionando también experiencias propias.
Empecemos con unas preguntas simples, ¿Los tenemos realmente implementados? ¿Los seguimos? ¿Los sigue nuestro equipo de trabajo? ¿Conocemos con detalle cada una? ¿Ya los tenemos como hábito?. Es relevante considerar que la implementación de cada práctica requiere dedicación, seguimiento y compromiso. De entrada el equipo de Gerentes, Jefes, Supervisores y Coordinadores deben ser el ejemplo, para que el resto de la organización pueda implementarlo y lograr ser una práctica y un hábito.
Primero es importante entender nuestras oportunidades y debilidades en la cultura propia de cada organización, para así identificar como pueden formarse algunos hábitos positivos y limitar los malos hábitos-costumbres. El origen de las “5’s” es en la cultura japonesa, con principios con base a disciplina, código de honor y palabra desde la antigüedad (cientos de años atrás). Las “5’s” son efectivas, pero se tienen que vivir y tener la convicción de la gran utilidad de cada una de ellas: “Clasificación-Seleccionar”, “Organización-Orden”, “Limpieza”, “Estandarización”, “Mantener-Hábito”.
Mencionemos un poco el contexto de la cultura japonesa, aunque ciertamente podríamos escribir muchos artículos respecto a las cualidades de los japoneses para los negocios. A continuación se mencionan empresas emblemáticas de calidad, desarrollo y éxito en el mundo, de las cuales alguna vez o frecuentemente adquirimos productos:
TOYOTA |
NINTENDO | NISSAN | FUJITSU |
SONY |
KOPMATSU | HONDA-ACURA |
SHARP |
HITACHI | TOSHIBA |
MITSUBISHI |
SUZUKI |
CANON |
MITSUI | JVC | FUJIFILM |
MAZDA | YAMAHA | NEC |
TDK |
Después de la segunda guerra mundial, Japón tuvo que reconstruirse en todos los sentidos, pero uno de ellos fue rehacer su imagen como país y el cómo hacer negocios con el resto del mundo. En 1960, Toyota inició como objetivo un modelo que permitiera lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Pero realmente, las 5’s hacen evidente cualidades de la cultura japonesa en los negocios y como exportarlos a otros negocios para hacerlos exitosos.
Cuando conocemos a un japonés sorprende su disciplina, su orden, el cuidado con sus hábitos, es organizado, puntual, respetuoso, observando, cuida su limpieza ya que es parte de su imagen como persona. Voy a compartir una anécdota de un buen amigo japonés, cuando salimos de viaje, cuando yo tenía 26 años, me impresionaba como podía ordenar sus cosas en una maleta pequeña, siempre era el primero que se levantaba, muy limpio y puntual, nunca llegó ni un minuto tarde a los compromisos a pesar que se desvelara.
Aunque normalmente las 5’s las relacionamos con manufactura, pueden ser aplicadas a cualquier área o actividad, lugar y tipo de empresa. Vamos repasando cada una de estas características en las siguientes semanas a través de estos artículos, para entender como nos pueden ayudar en nuestros trabajos y como también de manera personal.
1. Seleccionar (Seire)
En esta práctica es “seleccionar” lo necesario, lo requerido para nuestro trabajo y actividades. No mantener basura o materiales adicionales. Esta práctica permite que tengamos solo lo más útil y necesario en nuestras actividades, pero también requiere que se pueda planear de manera adecuada los materiales. En lo personal me tocó observar que ciertamente se tenían los materiales que se necesitaban, pero con frecuencia observaba limitantes o quiebres en los inventarios ya que en actividades ocasionales o a futuro no se tenían con tiempo los materiales. Por lo que es relevante la planeación o análisis de frecuencia de uso de materiales y pedirlos con anticipación al costo que es conveniente para la producción. Esta “selección” se aplica en cada centro de trabajo, no solo en áreas de talleres e incluso en las oficinas tener lo necesario para actividades en el tiempo adecuado. Esta “selección” de materiales permite ir optimizando los inventarios, pero acorde a un plan de mantenimiento, de producción y de ventas.
Desde la perspectiva de vida personal, hay que saber “seleccionar” lo más adecuado para cada uno. Seleccionar la escuela, seleccionar el trabajo, seleccionar incluso a nivel emocional y prioridades, ya que frecuentemente vamos cargando basura en nuestros sentimientos o nos vamos quedando con cosas materiales en nuestras casas.
En el siguiente artículo detallaremos “ORGANIZACIÓN-ORDEN” y “LIMPIEZA”.
Si necesitan, HIGH VISION puede ayudar a implementar esta técnica de “5’s”, o bien reforzar con cursos y/o dar seguimiento para que sus equipos de trabajo sean más eficientes.
3° Edición– Noviembre 26°, 2018
¿Aplicas inteligencia comercial en tú empresa, que es?
En los últimos años se ha vuelto crítico el tener un proceso adecuado de análisis de información de ventas, lo cual ha evolucionado a llamarse “Inteligencia Comercial”. Este cambio de nombre o concepto es a motivo que como los sistemas de información pueden ofrecer mucho más información de la fuerza ventas de cada empresa como de los clientes y mercados que se ofrece cada producto. Una de las preguntas o cuestionamientos es si las empresas han habilitado tanto la información, sistemas, habilidades y personal para que realice adecuadamente los análisis de las ventas. No es solo el analizar la información pasada, si no buscar hacer mejor las proyecciones y formular las acciones, planes y estrategias que permitan a cada empresa ofrecer mejor sus productos y también entender a la competencia. Las ventas y el mercado es como un gran ajedrez, donde a una acción de la fuerza de ventas, se debe esperar una reacción de los competidores. Algunos competidores reaccionan y otros no, por ello es importante estar haciendo los análisis de manera frecuente. El concepto de “Inteligencia Comercial” es también porque se debe aplicar conceptos avanzados de múltiples vistas y correlacionar variables, como también visualizar la misma información en distintas perspectivas.
Para dicha actividad, hay varios sistemas de información que han evolucionado para complementar dicha “Inteligencia Comercial”. El sistema-modelo más conocido son los CRM’s (Customer Relationship Management), pero también los BI (Business Intelligence) que toman los datos de los sistemas transaccionales y de manera sencilla pueden manipularlos y generar vistas, una analogía pueden ser con las pivots de Excel. Sistemas que antes eran muy caros y que actualmente están accesibles para las PYMES, con muy diversos proveedores e incluso esquemas de pago por mes en la nube (es decir no se requiere un servidor físico o tener un equipo de sistemas fijo).
Cabe mencionar que es importante considerar que un software no es el que hace la “Inteligencia Comercial”, se requiere que los procesos comerciales funcionen y estén diseñados de manera adecuada. Desde el proceso de identificación de posibles clientes o prospectos, hasta la entrega de mercancía y satisfacción del cliente. Es fácil mencionarlo pero en todos estos procesos y acciones se requiere disciplina, constancia, auto-análisis, seguimiento y apertura de la fuerza de ventas para seguir mejorando. La “inteligencia comercial” debe aplicarse en todo el proceso comercial, para tener claridad de que acciones y estrategias están funcionando o cuales no están dando frutos. Se puede buscar mucho del tema en internet y se puede encontrar mucho, pero igual es relevante identificar y discernir cuando ofrecen un software sin una comprensión de las necesidades del negocio o esencia de los productos. Recordemos que como todo análisis, si la fuente de datos no es la adecuada, el resultado será erróneo o con baja veracidad.
Es crítico que a la fuerza de ventas se le entrene no solo en las prácticas de ventas, si no tener habilidades de negociación, observación, investigación y análisis. Si la fuerza de ventas entiende el motivo y considera los posibles beneficios de un sistema CRM, se le sacará mejor provecho y al contrario en vez de dar beneficios podría ser una serie de dolores de cabeza para las organizaciones. Adicional, una persona puede ser un excelente vendedor, pero no por ello es analítico o hábil en manejar las herramientas tecnológicas. Para ello se requiere tener claridad en las necesidades de tipos de perfiles en los distintos procesos involucrados para lograr una buena experiencia del cliente.
En tiempos actuales, cada vez más frecuente los clientes son nuestros aliados, tenemos que ver que las relaciones pueden evolucionar y extenderse generando lo conocido como cadenas de valor extendidas. Para esto también hay que aplicar los análisis y estrategias correspondientes a partir de aplicar la “Inteligencia Comercial”. En resumen, no es solo de capturar datos, o de tener un buen software CRM o un BI (Business Intelligence).
Nuevos valores agregados, nuevos productos, nuevos mercados incluyendo la identificación de cuáles son nuestras fuerzas y debilidades como factores importantes a considerar en los análisis y acciones a definir en las estrategias comerciales.
Quedamos a la orden, para tener una conversación más detallada al respecto.
1° Edición – Oct. 2018
¿En qué me sirve hacer un buen presupuesto anual (estimación de gasto)?
En este breve artículo se busca compartir conceptos iniciales y facilitar el entendimiento del “presupuesto anual”. En distintos foros se escucha que empresas pequeñas y medianas tienen oportunidad de tener procesos más sólidos, y uno de dichos procesos es el de un presupuesto completo anual. Se entiende que como dueños o emprendedores se tiene que estar al tanto de la operación día a día. Pero el hacer un ejercicio de presupuesto con su equipo directivo de primer nivel, facilitará el seguimiento del desempeño de la organización, más cuando se necesita pedir buenos resultados.
También nos sirve el presupuesto para hacer escenarios y tomar acciones previas a que lleguen algunos impactos que se visualizan en el corto – mediano plazo. Aunque se recomienda que una vez que se tiene un presupuesto, se vaya actualizando con una estimación constante de 12 meses (conocido como “Rolling Forcast – next 12 months” ). Esto ayuda a que el presupuesto no quede obsoleto al final de año y permite incluir ajustes a los gastos y ventas por impactos inmediatos. Un ejemplo claro puede ser la variación de Peso-Dólar cuando se importan insumos para la producción o en las ventas de exportación. Otro ejemplo pueden ser acciones del gobierno o de la misma economía que se pueda visualizar una baja en la actividad del país para siguientes meses o al contrario, lo cual puede facilitar considerar escenarios donde bajen o suban las ventas.
Para tener un presupuesto adecuado, se requiere una estructura de cuentas y reportes que permitan la visualización de la información y que no esté distorsionada. Esto es lo que puede llevar más tiempo, el limpiar o tener una adecuada estructura, ya que está relacionado a una Contabilidad bien aplicada con un costeo de producción acorde a la empresa y gasto administrativo / ventas bien asignado. Sin los datos reales o del pasado que sean los que deben ser, difícilmente se podrá proyectar o podría ser una proyección y presupuesto a alto nivel.
Ahora las empresas que están iniciando o que no tienen las prácticas de presupuesto pueden empezar con avances parciales para ir perfeccionando el ejercicio. Ninguna empresa empieza con un modelo 100%, adicional que por la dinámica de los mismos mercados es conveniente que sea un presupuesto ágil (vs el detallado) para una toma de decisiones en tiempo.
Se deben definir y acordar cuales son las cuentas contables que se desea y conviene tener presupuesto, aunque al final si debería tener una proyección de cada cuenta del estado de resultados. Para que se tenga una comparación del desempeño de un año vs el anterior o vs años anteriores, lo cual ofrece tendencias de rubros específicos y tener explicaciones de cada cuenta, como objetivos de los mismos. Al acordar el presupuesto de gasto, también incluye las inversiones y proyectos de crecimiento, como las acciones relacionadas a dichos proyectos como el efecto en el gasto para mantener operando la empresa. El acuerdo que me refiero es entre el Director General y su equipo directivo por cada una de las áreas que impacta el desempeño de la organización. Las nuevas tendencias de modelos de presupuesto, sugieren que dichos acuerdos sean de “Arriba- hacia abajo” (Top-Down) de la organización, acuerdos más contundentes y enfocados más a la acción donde las metas sean congruentes con el pasado y la expectativa de los siguientes 12 meses.
Para mayor información u apoyo, quedando a la orden “High Vision Consulting & Services”.