1° Edición – Oct. 2018
¿En qué me sirve hacer un buen presupuesto anual (estimación de gasto)?
En este breve artículo se busca compartir conceptos iniciales y facilitar el entendimiento del “presupuesto anual”. En distintos foros se escucha que empresas pequeñas y medianas tienen oportunidad de tener procesos más sólidos, y uno de dichos procesos es el de un presupuesto completo anual. Se entiende que como dueños o emprendedores se tiene que estar al tanto de la operación día a día. Pero el hacer un ejercicio de presupuesto con su equipo directivo de primer nivel, facilitará el seguimiento del desempeño de la organización, más cuando se necesita pedir buenos resultados.
También nos sirve el presupuesto para hacer escenarios y tomar acciones previas a que lleguen algunos impactos que se visualizan en el corto – mediano plazo. Aunque se recomienda que una vez que se tiene un presupuesto, se vaya actualizando con una estimación constante de 12 meses (conocido como “Rolling Forcast – next 12 months” ). Esto ayuda a que el presupuesto no quede obsoleto al final de año y permite incluir ajustes a los gastos y ventas por impactos inmediatos. Un ejemplo claro puede ser la variación de Peso-Dólar cuando se importan insumos para la producción o en las ventas de exportación. Otro ejemplo pueden ser acciones del gobierno o de la misma economía que se pueda visualizar una baja en la actividad del país para siguientes meses o al contrario, lo cual puede facilitar considerar escenarios donde bajen o suban las ventas.
Para tener un presupuesto adecuado, se requiere una estructura de cuentas y reportes que permitan la visualización de la información y que no esté distorsionada. Esto es lo que puede llevar más tiempo, el limpiar o tener una adecuada estructura, ya que está relacionado a una Contabilidad bien aplicada con un costeo de producción acorde a la empresa y gasto administrativo / ventas bien asignado. Sin los datos reales o del pasado que sean los que deben ser, difícilmente se podrá proyectar o podría ser una proyección y presupuesto a alto nivel.
Ahora las empresas que están iniciando o que no tienen las prácticas de presupuesto pueden empezar con avances parciales para ir perfeccionando el ejercicio. Ninguna empresa empieza con un modelo 100%, adicional que por la dinámica de los mismos mercados es conveniente que sea un presupuesto ágil (vs el detallado) para una toma de decisiones en tiempo.
Se deben definir y acordar cuales son las cuentas contables que se desea y conviene tener presupuesto, aunque al final si debería tener una proyección de cada cuenta del estado de resultados. Para que se tenga una comparación del desempeño de un año vs el anterior o vs años anteriores, lo cual ofrece tendencias de rubros específicos y tener explicaciones de cada cuenta, como objetivos de los mismos. Al acordar el presupuesto de gasto, también incluye las inversiones y proyectos de crecimiento, como las acciones relacionadas a dichos proyectos como el efecto en el gasto para mantener operando la empresa. El acuerdo que me refiero es entre el Director General y su equipo directivo por cada una de las áreas que impacta el desempeño de la organización. Las nuevas tendencias de modelos de presupuesto, sugieren que dichos acuerdos sean de “Arriba- hacia abajo” (Top-Down) de la organización, acuerdos más contundentes y enfocados más a la acción donde las metas sean congruentes con el pasado y la expectativa de los siguientes 12 meses.
Para mayor información u apoyo, quedando a la orden “High Vision Consulting & Services”.